Dein komplettes Akquise-System. Gebaut, betrieben und weiterentwickelt — mit dir.

Was Managed ist

Der Vergleich, den ihr sowieso im Kopf habt: Agentur beauftragen, jemanden einstellen oder Managed. Wir übernehmen Verantwortung für das Ergebnis eures Setups, nicht nur für die Software.

Wer bei euch am Tisch sitzt

Ein einzelner Mitarbeiter kann nicht gleichzeitig Crawler bauen, Skripte schreiben und Zahlen lesen. Bei Managed arbeiten fünf Leute an eurem System — jeder dort, wo er am besten ist. Das Tagesgeschäft tragen Kundenbetreuung und Entwicklung. Jahrelange Erfahrung kommt genau dann dazu, wenn sie den Unterschied macht.

Gründer

Till Ebsen

Baut und betreibt seit Jahren Cold-Call-Teams, Crawler und CRM-Setups. Nicht im Tagesgeschäft, sondern an den Punkten, an denen Erfahrung zählt.

Wann und wobei

• Erstgespräch und Projektvertrag
• Discovery-Workshop und Wunschkundenprofil
• Go-live-Freigabe
• Quartals-Review mit dem Management
• Eskalationen und Kurswechsel

Entwicklung

2 Entwickler

Bauen und betreiben, was kein CRM-Anbieter mitbringt: euren Crawler, die Anreicherung und die Anbindungen an eure Systeme.

Wann und wobei

• Crawler-Entwicklung und Quellen-Wartung
• AI-Enricher-Pipeline und Scoring
• API- und Webhook-Anbindungen
• Monitoring, Störungsbehebung am selben Tag
• Neue Quellen und Automatisierungen

Kundenbetreuung

2 Kundenbetreuer

Eure feste Ansprechperson im Alltag. Sitzt in eurem CRM, kennt eure Reps und führt den Wochen-Call. Die zweite Person kennt euer Setup und springt bei Urlaub und Krankheit ein.

Wann und wobei

• Wochen-Call und Wochen-Report
• WhatsApp zu Geschäftszeiten
• Skripte, Listen, Kampagnen
• Team-Onboarding und Schulung
• Dashboards und Auswertungen

Was wir für euch aufbauen

Acht Bausteine, die zusammen euer Akquise-System ergeben. Jeder wird auf euch zugeschnitten, keiner ist optional, weil erst das Zusammenspiel den Unterschied macht.

1. 01

   Lead-Gen-Crawler

   Wir bauen einen Crawler, der genau die Quellen abgrast, in denen eure Wunschkunden stehen — Branchenverzeichnisse, Google Maps, Job-Portale, Ad-Libraries, Messelisten, Verbände oder eure eigenen Datenquellen.

   • Quellen-Recherche gemeinsam mit euch: Wo sind eure Kunden sichtbar, bevor sie kaufen?
   • Entwicklung des Crawlers inklusive Proxy-Rotation, Fingerprinting und Rate-Limits, damit er stabil und dauerhaft läuft.
   • Deduplizierung gegen euren bestehenden Bestand, damit niemand zweimal angerufen wird.

   Mehr anzeigen

   ErgebnisEin kontinuierlicher Zufluss neuer, zu euch passender Unternehmen direkt in euer CRM.

   Crawler · Quellen

   • Google Maps · Sanitär Bayern
     +142 heute
   • Handwerkskammer-Verzeichnis
     +58 heute
   • Stellenanzeigen · Monteure
     +31 heute
   • Messe-Ausstellerliste ISH
     geplant

   Dedupliziert gegen 4.812 Bestandsleads · letzter Lauf 06:10

2. 02

   AI-Enricher-Pipeline

   Rohe Firmendaten reichen nicht zum Anrufen. Die Pipeline holt für jeden Lead das, was euer Team im Gespräch braucht.

   • Impressum, Webseite, Geschäftsführung, Entscheider mit Position, E-Mail und Durchwahl, wo verfügbar.
   • Individuelle Kriterien als Custom Fields: Mitarbeiterzahl, Technologie-Stack, Standorte, Bewertungen, offene Stellen — was immer für eure Qualifizierung zählt.
   • Ein Score, der Leads nach Passung sortiert, damit die Queue mit den besten anfängt.

   Mehr anzeigen

   ErgebnisJeder Lead kommt anrufbereit im CRM an: Ansprechpartner, Kontext, Priorität.

   Anreicherung

   Müller Haustechnik GmbH

   Roh aus der Quelle

   • Name
   • Adresse
   • Telefon Zentrale

   Nach der Pipeline

   Entscheider

   Jonas Müller, GF

   Durchwahl

   +49 89 … 12

   E-Mail

   j.mueller@…

   Mitarbeiter

   24

   Offene Stellen

   2 Monteure

   Passung zum Wunschkundenprofil87 / 100
3. 03

   Listen und Segmente

   Aus dem Bestand werden Arbeitsvorräte, die sich selbst pflegen.

   • Segmentierung nach Branche, Region, Score, Kontakthistorie und euren Custom Fields.
   • Auto-Claim und Auto-Exclusions, damit sich keine zwei Reps in die Quere kommen und Blacklist und Wiedervorlagen respektiert werden.
   • Kampagnenlisten für Aktionen, Messen oder saisonale Themen, die wir mit euch planen.

   ErgebnisJeder Rep öffnet morgens eine Liste, die genau seine nächsten Anrufe enthält.

   Lead sources

   42 new leads

   M

   Müller GmbH

   Google Maps

   ★★★★★

   T

   TechVision AG

   CSV Import

   ★★★★☆

   A

   Apex Solutions

   Web Form

   ★★★★★

   B

   BrightCore Ltd.

   Google Maps

   ★★★☆☆

   Import 42 leads into pipeline
4. 04

   Telefonie-Setup

   Browser-VoIP ohne Hardware, an euren SIP-Anbieter angebunden.

   • Auswahl und Anbindung des SIP-Anbieters, Rufnummern, Anrufer-ID, Voicemail-Erkennung.
   • Power-Dialer-Konfiguration: Wahlgeschwindigkeit, Voicemail-Skip, Nachbearbeitungszeit.
   • Call Blocker und rechtliche Sperrlisten, Aufzeichnungs-Einstellungen passend zu eurer Datenschutzlage.

   ErgebnisEin Rep telefoniert ab Tag eins aus dem Browser, ohne Konfiguration am Arbeitsplatz.

   In Call

   Marcus Weber

   Growth Director · Acme Corp

   02:34

   Mute

   Hang Up

   Record

   Phone Script
5. 05

   Gesprächsskripte

   Skripte, die den Kontext kennen und mit euren Daten arbeiten.

   • Wir schreiben mit euch Erstkontakt, Follow-up, Einwandbehandlung und Termin-Erinnerung — auf Basis eurer besten Gespräche, nicht aus Lehrbüchern.
   • Custom Fields werden live ins Skript eingesetzt, damit Reps vorlesen statt suchen.
   • Iteration anhand der Call-Dokumentationen: Welche Formulierung führt zu Terminen, welche zu Absagen?

   ErgebnisEin Skript-Set, das im Call automatisch das Richtige zeigt und jede Woche besser wird.

   Skript · Erstkontakt

   Felder live aus dem CRM

   1. 1

      Guten Tag Herr Müller, hier ist Anna von Acme.

   2. 2

      Sie suchen gerade 2 Monteure — da passt unser Thema vermutlich ganz gut.

   3. 3

      Haben Sie zwei Minuten, dann sage ich Ihnen, worum es geht?

6. 06

   Workflows und Automatisierungen

   Alles, was nach dem Auflegen passiert, passiert automatisch.

   • Call Documentator: Transkript, Zusammenfassung, Outcome und ausgefüllte Felder ohne Tipparbeit.
   • Workflows beim Auflegen: Follow-up-Mail, Kalendereinladung, Pipeline-Schritt, Wiedervorlage, Slack- oder Teams-Nachricht.
   • Anbindung an eure Systeme über API und Webhooks: ERP, Buchhaltung, bestehendes CRM, Marketing-Tools.

   ErgebnisReps telefonieren. Das System dokumentiert, erinnert und übergibt.

   Workflow · Post-Call

   Call Outcome: Interested

   Trigger

   Send pricing email

   Action · Email

   Move to Negotiation

   Action · Status

   No code requiredActive
7. 07

   Dashboards und Reporting

   Zahlen, mit denen ihr und wir steuern.

   • Dashboards pro Rep, pro Team und pro Kampagne: Wählversuche, Erreichquote, Termine, Abschlüsse, Gesprächsdauer, Outcome-Verteilung.
   • Auswertung der Call-Dokumentationen nach Einwänden, Themen und Tags.
   • Wöchentlicher Report als Grundlage für den Arbeits-Call, quartalsweise ein Review mit Empfehlungen.

   ErgebnisIhr seht jeden Tag, ob das System liefert — und woran es liegt, wenn nicht.

   Dashboard · Team diese Woche

   • Anna14 Termine
   • Tom11 Termine
   • Lea9 Termine

   Terminquote seit Skriptänderung12 %19 %
8. 08

   Team-Onboarding und Training

   Ein System ist nur so gut wie die Leute, die es benutzen.

   • Rollen und Rechte nach eurer Organisation: Reps, Teamleitung, Closer, Backoffice.
   • Schulung des Teams im echten CRM mit euren Daten, nicht mit Demo-Content.
   • Einarbeitung neuer Reps als laufende Leistung, solange das Paket läuft.

   ErgebnisJeder im Team weiß, was er wann im CRM tut — und neue Kollegen sind in Tagen produktiv.

   

So läuft die Zusammenarbeit

Fünf Phasen, die aufeinander aufbauen. Die Zeitangaben sind Erfahrungswerte aus unseren Projekten; der konkrete Plan steht im Projektvertrag.

Verstehen, wen ihr erreichen wollt und wie euer Prozess heute wirklich läuft. Das System steht, gefüllt mit euren Daten, getestet mit eurem Team.

1. 0

   Erstgespräch und Projektvertrag

   1 bis 2 Wochenkostenlos

   Ziel: Herausfinden, ob Managed zu euch passt, und den Rahmen festlegen.

   Was wir tun

   • 60-Minuten-Gespräch mit Till über Ziele, Zielgruppe, bisherige Akquise, Team und Systeme.
   • Kurze Analyse: Welche Quellen gibt es für eure Wunschkunden, wie viele Leads sind realistisch, welche Anbindungen sind nötig?
   • Angebot mit konkretem Leistungsumfang, Zeitplan und Erfolgskennzahlen.

   Was am Ende steht

   • Projektvertrag mit klar abgegrenztem Scope
   • Zeitplan und Kickoff-Termin

   Was wir von euch brauchen

   Entscheider im GesprächEhrliche Zahlen zur bisherigen Akquise
2. 1

   Discovery und Planung

   Woche 1 bis 250 % Setup fällig

   Ziel: Verstehen, wen ihr erreichen wollt und wie euer Prozess heute wirklich läuft.

   Was wir tun

   • Workshop mit Till zum Wunschkundenprofil: Branchen, Größen, Regionen, Auslöser, Ausschlusskriterien.
   • Wir hören in bestehende Gespräche rein oder begleiten einen Vormittag im Team.
   • Prozess-Mapping vom ersten Kontakt bis zum Abschluss, inklusive Übergaben an Closer, Vertrieb oder Backoffice.
   • Definition der Datenquellen für den Crawler und der Anreicherungskriterien.
   • Festlegung der Kennzahlen, an denen wir gemeinsam messen.

   Was am Ende steht

   • Wunschkundenprofil und Quellenliste
   • Prozess- und Datenmodell für das CRM
   • Detaillierter Umsetzungsplan

   Was wir von euch brauchen

   2–3 Workshop-TermineZugang zu Listen und Systemen1–2 Reps für Testläufe
3. 2

   Aufbau

   Woche 3 bis 6

   Ziel: Das System steht, gefüllt mit euren Daten, getestet mit eurem Team.

   Was wir tun

   • Entwicklung von Crawler und Enricher-Pipeline, erste Testläufe mit echten Leads.
   • CRM-Einrichtung: Custom Fields, Listen, Rollen, Telefonie, Skripte, Workflows, Dashboards.
   • Anbindung eurer Systeme über API und Webhooks.
   • Ab Woche 4 wöchentlicher Arbeits-Call: Zwischenstände zeigen, Feedback einbauen, Prioritäten anpassen.
   • Testphase mit ein bis zwei Reps auf echten Leads, Skript- und Prozess-Feinschliff.

   Was am Ende steht

   • Laufender Crawler und Enricher
   • Fertig eingerichtetes CRM
   • Getestete Skripte und Workflows
   • Dashboards mit ersten echten Daten

   Was wir von euch brauchen

   Feedback im Wochen-CallZugänge: SIP, Kalender, MailFreigabe von Skripten und Vorlagen
4. 3

   Go-live und Einarbeitung

   Woche 7 bis 850 % Setup fällig

   Ziel: Das ganze Team arbeitet im System, wir sitzen daneben.

   Was wir tun

   • Schulung des gesamten Teams im echten CRM mit euren Daten.
   • Begleitung der ersten Kampagne: Wir sehen live, wo Reps hängen, und passen Skripte, Listen und Workflows sofort an.
   • Tägliche kurze Abstimmung in der ersten Woche, danach der Wochen-Rhythmus.

   Was am Ende steht

   • Produktiv laufendes Akquise-System
   • Geschultes Team
   • Erster Wochen-Report

   Was wir von euch brauchen

   Team für Schulung freistellenTäglicher Slot in Woche 7
5. 4

   Betrieb und Optimierung

   laufend, ab Woche 9

   Ziel: Das System wird jede Woche besser, ohne dass ihr euch darum kümmern müsst.

   Was wir tun

   • Crawler und Enricher werden betrieben, überwacht und gewartet; neue Quellen kommen dazu, wenn es sich lohnt.
   • Wöchentlicher Arbeits-Call mit Report: Was lief, was nicht, was ändern wir diese Woche?
   • Skript-Iterationen auf Basis der Call-Dokumentationen und Einwand-Auswertungen.
   • Neue Segmente, Kampagnen und Automatisierungen, wenn sich Markt, Angebot oder Team ändern.
   • Einarbeitung neuer Reps, Anpassung von Rollen und Dashboards.
   • Quartals-Review mit Till und dem Management: Kennzahlen, Erkenntnisse, Plan für die nächsten drei Monate.

   Was am Ende steht

   • Wöchentlicher Report
   • Fortlaufende Änderungen im System
   • Quartals-Review mit Maßnahmenplan

   Was wir von euch brauchen

   Wochen-Call einhaltenEntscheidungen binnen einer Woche

Wie ein interner Mitarbeiter

Der Unterschied zu einer Agentur ist nicht der Umfang, sondern die Nähe. Wir arbeiten in eurem CRM, sehen eure Zahlen und sind erreichbar, wenn etwas hakt.

Eine feste Ansprechperson, ein Team dahinter

Ihr habt eine feste Ansprechperson in der Kundenbetreuung, die euer Projekt von Phase 1 an kennt und in eurem CRM arbeitet. Kein Ticketsystem, keine wechselnden Berater. Dahinter sitzen zwei Entwickler für Crawler, Anreicherung und Anbindungen — und Till kommt bei Eckmeetings, Planung und kritischen Entscheidungen dazu.

Wöchentlicher Arbeits-Call

Feste Uhrzeit, 45 bis 60 Minuten, mit Report vorab. Wir gehen die Zahlen durch, hören uns auffällige Gespräche an, entscheiden über Änderungen und setzen kleine Anpassungen direkt im Call um. Größere Punkte gehen in die Planung für die nächste Woche.

WhatsApp zu Geschäftszeiten

Wenn ein Rep hängt, ein Workflow nicht feuert oder eine Liste leer ist, schreibt ihr uns. Antwort innerhalb von vier Stunden an Werktagen zwischen 9 und 18 Uhr, meistens deutlich schneller. Dringende Störungen beheben wir am selben Tag.

Wir schauen selbst hin

Ihr müsst uns nicht sagen, wenn etwas schlechter läuft. Wir sehen es in den Dashboards und den Call-Dokus und kommen mit einem Vorschlag in den nächsten Call. Erreichquote gefallen? Wir prüfen Anrufzeiten und Rufnummern. Termine brechen weg? Wir hören uns die Gespräche an.

Quartals-Review

Alle drei Monate ein längerer Termin mit dem Management: Was hat das System geliefert, was haben wir gelernt, was ändern wir im nächsten Quartal? Mit Kennzahlen, Vergleich zu den Zielen aus Phase 0 und einem konkreten Maßnahmenplan.

Weiterentwicklung inklusive

Neue Quelle für den Crawler, neues Segment, neue Automatisierung, neue Anbindung: Das gehört zum Paket, solange es im vereinbarten Rahmen liegt. Ihr müsst keine Angebote einholen, um euer System weiterzuentwickeln.

Wer macht was

Klarheit vermeidet Reibung. So sind die Verantwortungen im laufenden Betrieb verteilt.

Im Betrieb: rund 12 Stunden pro Woche bei uns, rund 1,5 Stunden pro Woche bei euch.

Ein typischer Monat im Betrieb

So sieht die Zusammenarbeit aus, wenn das System läuft. Kein Projekt mehr, sondern Routine.

1. 1

   Woche 1

   Im Wochen-Call fällt auf, dass die Erreichquote bei einer Branche unter dem Schnitt liegt. Wir prüfen die Anrufzeiten in den Dashboards, verschieben die Kampagne auf den Vormittag und ergänzen die Anreicherung um Durchwahlen aus einer zweiten Quelle. Umsetzung am selben Tag.

   Erreichquote Sanitär

   18 % → 27 %

2. 2

   Woche 2

   Ein Rep meldet per WhatsApp, dass ein Einwand immer wieder kommt. Wir hören drei Gespräche nach, schreiben eine Einwandbehandlung und bauen sie ins Skript ein. Im Call besprechen wir sie mit dem Team. Gleichzeitig läuft der Crawler eine neue Quelle an, die wir in Woche 1 identifiziert haben.

   Neu im Skript

   Einwand „Haben schon einen Anbieter“

3. 3

   Woche 3

   Ein neuer Rep fängt an. Wir richten Rolle, Liste und Dashboard ein und machen die Einarbeitung im echten CRM. Der Wochen-Report zeigt, dass die Terminquote nach der Skriptänderung gestiegen ist; wir rollen die Formulierung auf die anderen Segmente aus.

   Onboarding

   Rep #6 produktiv nach 2 Tagen

4. 4

   Woche 4

   Euer Vertrieb will eine Messe nachfassen. Wir importieren die Ausstellerliste, jagen sie durch die Anreicherung, bauen eine Kampagnenliste mit eigenem Skript und einem Workflow, der nach dem Gespräch automatisch die Nachfass-Mail mit Terminlink schickt. Fertig bis zum nächsten Call.

   Neue Kampagne

   Messe ISH · 312 Leads

Preise und Rahmen

Ein Paket, ein Preis, keine Stundenzettel. Der Leistungsumfang steht im Projektvertrag, damit beide Seiten wissen, was drin ist.

Passt Managed zu euch?

Häufige Fragen